Trong hoạt động giao nhận, không phải mọi đơn hàng đều được giao thành công ngay từ lần đầu tiên. Khách hàng vắng mặt, thay đổi lịch nhận hàng, từ chối nhận hoặc phát sinh các tình huống ngoài kế hoạch khiến hàng hóa tiếp tục được nhân viên giao nhận lưu giữ trong nhiều ngày. Nếu không có cơ chế kiểm soát chặt chẽ, doanh nghiệp rất dễ đối mặt với tình trạng thất lạc hàng hóa, tồn đọng kéo dài, phát sinh khiếu nại và khó xác định trách nhiệm khi xảy ra sai lệch.

SpaceLog cung cấp chức năng Quản lý hàng nhân viên đang giữ – Thu hồi hàng từ nhân viên nhằm giúp doanh nghiệp kiểm soát toàn bộ vòng đời của các đơn hàng chưa hoàn tất, từ lúc nhân viên giữ hàng, theo dõi thời gian tồn đọng, tổ chức thu hồi cho đến khi hàng được nhập kho và xử lý tiếp theo.

Giám sát hàng hóa nhân viên đang giữ theo từng vận đơn

Tại nhiều doanh nghiệp giao nhận, việc theo dõi hàng hóa đang nằm ở nhân viên thường được thực hiện thủ công thông qua báo cáo hoặc liên lạc trực tiếp. Điều này khiến nhà quản lý khó nắm được số lượng hàng tồn thực tế và tình trạng xử lý của từng đơn hàng.

SpaceLog xây dựng danh mục tập trung toàn bộ hàng hóa đang được nhân viên giao nhận lưu giữ sau các lần giao không thành công hoặc chưa hoàn tất quy trình giao nhận.

Đối với mỗi vận đơn, hệ thống ghi nhận:

Nhân viên đang giữ hàng.
Thời gian bắt đầu lưu giữ.
Số ngày tồn đọng.
Trạng thái xử lý hiện tại.
Lịch sử giao nhận liên quan.
Kế hoạch xử lý tiếp theo.

Nhờ đó bộ phận vận hành có thể nhanh chóng xác định những đơn hàng đang bị tồn đọng và chủ động đưa ra phương án xử lý phù hợp.

Cảnh báo tồn đọng và quản lý thu hồi hàng hóa

Một trong những rủi ro phổ biến là hàng hóa bị lưu giữ quá lâu nhưng không có biện pháp xử lý kịp thời. Điều này làm tăng nguy cơ mất mát, hư hỏng hàng hóa và ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ khách hàng.

SpaceLog cho phép theo dõi thời gian lưu giữ của từng vận đơn và tự động phát cảnh báo đối với các trường hợp vượt quá thời gian quy định, chẳng hạn hàng hóa tồn đọng trên 5 ngày mà chưa phát sinh cập nhật mới.

Dựa trên các cảnh báo này, bộ phận điều phối có thể:

Tạo yêu cầu thu hồi hàng.
Lập kế hoạch nhận lại hàng từ nhân viên.
Phân công nhân sự thực hiện thu hồi.
Theo dõi tiến độ hoàn thành từng yêu cầu.

Toàn bộ quá trình được quản lý tập trung trên hệ thống nhằm đảm bảo không bỏ sót các đơn hàng tồn đọng kéo dài.

Điều phối thu hồi theo khu vực để giảm chi phí vận hành

Đối với doanh nghiệp có đội ngũ giao nhận lớn, việc thu hồi hàng riêng lẻ từng đơn thường gây lãng phí nguồn lực và chi phí vận chuyển.

SpaceLog hỗ trợ lập kế hoạch thu hồi hàng theo khu vực địa lý, tuyến đường hoặc nhóm nhân viên giao nhận. Hệ thống giúp doanh nghiệp gom các yêu cầu thu hồi phát sinh trong cùng khu vực để tổ chức thực hiện theo đợt.

Cách tiếp cận này giúp:

Giảm số lần di chuyển thu hồi.
Tiết kiệm chi phí vận hành.
Tăng năng suất đội xe.
Rút ngắn thời gian đưa hàng trở về kho.

Chuẩn hóa quy trình bàn giao và xác nhận trách nhiệm

Khi hàng hóa được thu hồi hoặc trả lại, việc xác nhận bàn giao giữa các bên là yếu tố quan trọng nhằm đảm bảo tính minh bạch và hạn chế tranh chấp.

SpaceLog hỗ trợ quản lý quy trình bàn giao hàng lỗi, hàng hoàn hoặc hàng không giao thành công từ nhân viên giao nhận cho tài xế trung chuyển, điều phối viên hoặc bộ phận kho.

Hệ thống ghi nhận:

Người bàn giao.
Người nhận bàn giao.
Thời gian thực hiện.
Danh sách hàng hóa liên quan.
Số lượng thực tế.
Hình ảnh hoặc chứng từ xác nhận.

Sau khi hoàn tất bàn giao, trạng thái hàng hóa được cập nhật tự động trên hệ thống để đảm bảo thông tin luôn nhất quán trong toàn bộ quy trình vận hành.

Quản lý nhập kho và lưu giữ hàng thu hồi

Sau khi được thu hồi thành công, hàng hóa cần được kiểm soát chặt chẽ trong quá trình lưu kho nhằm tránh thất thoát và phục vụ các bước xử lý tiếp theo.

SpaceLog hỗ trợ quy trình nhập kho thu hồi với đầy đủ thông tin về nguồn gốc, lý do hoàn hàng và thời gian lưu giữ.

Doanh nghiệp có thể theo dõi:

Thời gian hàng nằm tại kho.
Vị trí lưu trữ.
Trạng thái xử lý hiện tại.
Lịch sử xuất nhập kho.
Kế hoạch giao lại hoặc hoàn trả.

Từ kho lưu hàng, doanh nghiệp có thể tiếp tục xuất kho để giao lại cho khách hàng, điều chuyển sang kho khác hoặc thực hiện các nghiệp vụ xử lý đặc thù theo chính sách vận hành.

Tự động tính phí lưu hàng theo chính sách doanh nghiệp

Đối với nhiều mô hình logistics, đặc biệt là hàng cồng kềnh, hàng giá trị cao hoặc hàng lưu kho dài ngày, chi phí lưu giữ là yếu tố cần được quản lý và tính toán chính xác.

SpaceLog cho phép cấu hình chính sách tính phí lưu hàng theo từng loại khách hàng, hợp đồng hoặc nhóm dịch vụ.

Hệ thống tự động xác định:

Thời gian lưu giữ thực tế.
Số ngày vượt ngưỡng miễn phí.
Mức phí áp dụng.
Chi phí phát sinh tương ứng.

Dữ liệu này được sử dụng làm cơ sở đối soát, thanh toán và đánh giá hiệu quả khai thác kho lưu hàng.

Kiểm soát hàng tồn đọng minh bạch hơn trong toàn bộ mạng lưới giao nhận

Hàng hóa đang nằm tại nhân viên giao nhận là một trong những khu vực khó kiểm soát nhất trong hoạt động logistics. Nếu không được giám sát hiệu quả, doanh nghiệp có thể đối mặt với rủi ro mất hàng, tăng chi phí vận hành và suy giảm chất lượng dịch vụ.

Với SpaceLog, doanh nghiệp có thể theo dõi chính xác hàng hóa đang được nhân viên lưu giữ, quản lý quy trình thu hồi, kiểm soát lưu kho và xử lý hàng hoàn trên một nền tảng thống nhất. Điều này giúp nâng cao tính minh bạch trong vận hành, giảm tồn đọng kéo dài và đảm bảo mọi hàng hóa đều được theo dõi xuyên suốt cho đến khi hoàn thành xử lý.