Phần Mềm Quản Lý Sửa Chữa Bảo Dưỡng Đội Xe

Đối với doanh nghiệp vận tải và logistics, phương tiện là tài sản cốt lõi quyết định năng lực khai thác và chất lượng dịch vụ. Chỉ cần một xe gặp sự cố ngoài kế hoạch cũng có thể làm gián đoạn lịch trình giao hàng, phát sinh chi phí điều phối và ảnh hưởng đến cam kết với khách hàng.

Tuy nhiên, tại nhiều doanh nghiệp, công tác sửa chữa và bảo dưỡng vẫn được quản lý bằng sổ sách hoặc bảng tính rời rạc. Lịch bảo trì dễ bị bỏ sót, chi phí khó kiểm soát và lịch sử sửa chữa không được lưu trữ đầy đủ, khiến việc đánh giá tình trạng phương tiện trở nên khó khăn.

SpaceLog cung cấp chức năng Quản lý sửa chữa - bảo dưỡng giúp doanh nghiệp kiểm soát toàn bộ vòng đời bảo trì phương tiện, từ lập kế hoạch, theo dõi thực hiện, quản lý chi phí đến đánh giá tình trạng khai thác của từng xe.

Xây dựng danh mục bảo trì theo từng loại phương tiện

Mỗi loại phương tiện có cấu tạo kỹ thuật và yêu cầu bảo dưỡng khác nhau. Xe tải nhẹ, xe container, xe đầu kéo hay xe chuyên dụng đều cần những quy trình kiểm tra riêng biệt.

SpaceLog cho phép doanh nghiệp xây dựng danh mục bảo trì chi tiết bao gồm:

• Bảo dưỡng động cơ.
• Bảo dưỡng hệ thống phanh.
• Kiểm tra lốp xe.
• Kiểm tra hệ thống điện.
• Bảo dưỡng hộp số.
• Kiểm tra hệ thống treo.
• Thay dầu nhớt định kỳ.
• Kiểm tra thiết bị chuyên dụng.

Danh mục được phân loại theo từng nhóm phương tiện giúp bộ phận kỹ thuật dễ dàng áp dụng đúng quy trình bảo trì phù hợp.

Quản lý toàn bộ lịch sử sửa chữa của từng phương tiện

Khi đội xe ngày càng mở rộng, việc theo dõi lịch sử sửa chữa trở thành yêu cầu quan trọng để đánh giá chất lượng phương tiện và đưa ra quyết định đầu tư phù hợp.

SpaceLog lưu trữ toàn bộ hồ sơ sửa chữa phát sinh trong suốt quá trình khai thác của từng xe.

Mỗi lần sửa chữa đều được ghi nhận đầy đủ:

• Thời gian thực hiện.
• Nội dung sửa chữa.
• Đơn vị thực hiện.
• Người phụ trách.
• Linh kiện thay thế.
• Chi phí phát sinh.
• Tình trạng phương tiện sau sửa chữa.

Nhờ đó doanh nghiệp có thể nhanh chóng tra cứu lịch sử kỹ thuật của từng xe và đánh giá mức độ ổn định trong vận hành.

Kiểm soát chi phí sửa chữa và bảo dưỡng chi tiết

Chi phí bảo trì là một trong những khoản chiếm tỷ trọng đáng kể trong vận hành đội xe. Nếu không được theo dõi chặt chẽ, doanh nghiệp rất khó đánh giá hiệu quả khai thác thực tế của từng phương tiện.

SpaceLog cho phép quản lý riêng từng nhóm chi phí như:

• Chi phí sửa chữa đột xuất.
• Chi phí bảo dưỡng định kỳ.
• Chi phí thay thế phụ tùng.
• Chi phí vật tư tiêu hao.
• Chi phí dịch vụ từ gara hoặc nhà cung cấp.

Toàn bộ dữ liệu được tổng hợp theo từng xe, từng loại chi phí hoặc từng giai đoạn khai thác, giúp nhà quản lý có cái nhìn chính xác về tổng chi phí sở hữu phương tiện.

Lập kế hoạch bảo dưỡng định kỳ tự động

Một trong những nguyên nhân khiến xe phát sinh hỏng hóc nghiêm trọng là việc bảo dưỡng không được thực hiện đúng chu kỳ.

SpaceLog hỗ trợ cấu hình kế hoạch bảo dưỡng dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau như:

• Số Km vận hành.
• Thời gian sử dụng.
• Số giờ hoạt động.
• Loại phương tiện.
• Quy định của nhà sản xuất.

Dựa trên các quy tắc đã thiết lập, hệ thống tự động xác định những phương tiện sắp đến kỳ bảo trì và tạo danh sách công việc cần thực hiện.

Điều này giúp doanh nghiệp chủ động lên kế hoạch bảo dưỡng thay vì chỉ xử lý khi sự cố đã xảy ra.

Cảnh báo phương tiện đến hạn bảo dưỡng

Trong môi trường vận tải có hàng trăm phương tiện hoạt động đồng thời, việc theo dõi thủ công lịch bảo dưỡng gần như không khả thi.

SpaceLog tích hợp hệ thống cảnh báo tự động khi:

• Xe sắp đến hạn bảo dưỡng.
• Xe đã vượt ngưỡng số Km quy định.
• Xe quá hạn kiểm tra kỹ thuật.
• Xe chưa hoàn thành kế hoạch bảo trì.

Các thông báo được gửi đến bộ phận quản lý đội xe và kỹ thuật giúp doanh nghiệp chủ động sắp xếp lịch bảo dưỡng mà không ảnh hưởng đến kế hoạch vận hành.

Nhắc lịch bảo trì để đảm bảo phương tiện luôn sẵn sàng khai thác

Bảo dưỡng không chỉ nhằm kéo dài tuổi thọ phương tiện mà còn giúp hạn chế tối đa các sự cố bất ngờ trên đường vận chuyển.

SpaceLog hỗ trợ cơ chế nhắc lịch định kỳ cho từng phương tiện theo kế hoạch đã được cấu hình trước.

Nhờ đó bộ phận quản lý có thể:

• Chủ động chuẩn bị vật tư.
• Sắp xếp gara hoặc đơn vị sửa chữa.
• Điều chỉnh kế hoạch khai thác xe.
• Hạn chế thời gian ngừng hoạt động ngoài dự kiến.

Theo dõi trạng thái hoạt động của toàn bộ đội xe

Ngoài việc quản lý bảo dưỡng, doanh nghiệp cần nắm được tình trạng hiện tại của từng phương tiện để phục vụ công tác điều phối.

SpaceLog cho phép theo dõi trạng thái xe theo thời gian thực:

• Đang hoạt động.
• Đang bảo dưỡng.
• Đang sửa chữa.
• Tạm ngừng khai thác.
• Chờ kiểm tra kỹ thuật.
• Ngừng hoạt động.

Thông tin được cập nhật tập trung giúp bộ phận điều phối nhanh chóng xác định nguồn lực khả dụng và xây dựng kế hoạch vận hành phù hợp.

Kéo dài tuổi thọ phương tiện và giảm chi phí vận hành

Một chương trình bảo trì hiệu quả không chỉ giúp giảm tỷ lệ hỏng hóc mà còn góp phần nâng cao hiệu suất khai thác và giảm tổng chi phí vận hành trong dài hạn.

Với SpaceLog, doanh nghiệp có thể quản lý toàn bộ hoạt động sửa chữa và bảo dưỡng trên một nền tảng thống nhất, từ lập kế hoạch định kỳ, kiểm soát chi phí, theo dõi lịch sử kỹ thuật cho đến giám sát trạng thái đội xe. Điều này giúp phương tiện luôn ở trạng thái sẵn sàng khai thác, giảm rủi ro gián đoạn vận chuyển và nâng cao hiệu quả đầu tư đội xe trong dài hạn.