Phần Mềm Quản Lý Chuyến Xe Và Điều Phối Vận Tải

Trong hoạt động vận tải, mỗi chuyến xe là một đơn vị kinh doanh độc lập, gắn liền với doanh thu, chi phí và hiệu quả khai thác phương tiện. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn đang quản lý chuyến xe bằng bảng tính, điện thoại hoặc nhiều phần mềm rời rạc, dẫn đến khó kiểm soát kế hoạch vận hành, phát sinh chi phí ngoài dự kiến và thiếu dữ liệu để đánh giá hiệu quả thực tế.

SpaceLog xây dựng chức năng Quản lý chuyến xe nhằm giúp doanh nghiệp quản lý xuyên suốt vòng đời của một chuyến vận chuyển, từ khâu lập kế hoạch, điều phối nguồn lực, kiểm soát chi phí cho đến phân tích lợi nhuận sau khi hoàn thành.

Lập kế hoạch và điều phối chuyến xe tập trung

Mỗi ngày, bộ phận điều vận phải xử lý hàng chục hoặc hàng trăm yêu cầu vận chuyển với nhiều tuyến đường, loại hàng hóa và thời gian giao nhận khác nhau. Việc phân công thủ công dễ dẫn đến chồng chéo phương tiện, thiếu xe hoặc sử dụng nguồn lực chưa hợp lý.

SpaceLog cho phép xây dựng kế hoạch vận hành theo từng tuyến gom hàng, trung chuyển hoặc giao hàng cuối. Hệ thống hỗ trợ phân công phương tiện và tài xế phù hợp dựa trên loại xe, tải trọng, khu vực hoạt động và lịch trình khai thác hiện có.

Toàn bộ kế hoạch chuyến xe được quản lý tập trung giúp nhà điều hành dễ dàng theo dõi tiến độ thực hiện, điều chỉnh nguồn lực và xử lý các tình huống phát sinh trong quá trình vận chuyển.

Quản lý đội xe nội bộ và xe thuê ngoài trên cùng hệ thống

Đối với doanh nghiệp logistics, việc kết hợp đội xe sở hữu và xe thuê ngoài là mô hình vận hành phổ biến nhằm đáp ứng nhu cầu vận chuyển linh hoạt theo mùa vụ hoặc sản lượng hàng hóa.

SpaceLog hỗ trợ quản lý danh mục phương tiện nội bộ, thông tin kỹ thuật, tải trọng, tình trạng khai thác và lịch sử sử dụng của từng đầu xe.

Bên cạnh đó, hệ thống cho phép quản lý đội xe thuê ngoài từ các đối tác vận chuyển, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi năng lực cung ứng, lịch sử sử dụng và chi phí phát sinh theo từng nhà cung cấp.

Kiểm soát chi phí chuyến xe chi tiết theo thực tế vận hành

Một trong những thách thức lớn nhất của doanh nghiệp vận tải là không xác định chính xác chi phí thực tế của từng chuyến xe.

SpaceLog cho phép ghi nhận và tổng hợp đầy đủ các khoản chi phí phát sinh trong quá trình vận chuyển như:

• Chi phí nhiên liệu theo định mức và thực tế sử dụng.
• Số Km vận hành trên từng tuyến đường.
• Phí cầu đường, bến bãi và trạm thu phí.
• Chi phí thuê xe từ đối tác.
• Chi phí phát sinh ngoài kế hoạch.
• Các khoản phụ phí khác liên quan đến chuyến vận chuyển.

Nhờ đó doanh nghiệp có thể kiểm soát biến động chi phí, phát hiện các điểm bất thường và xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ công tác hoạch định vận tải.

Quản lý nhà cung cấp vận chuyển và bảng giá thuê xe

Khi làm việc với nhiều đối tác vận tải, việc lưu trữ báo giá, theo dõi hợp đồng và so sánh chi phí thường tiêu tốn nhiều thời gian.

SpaceLog giúp doanh nghiệp xây dựng danh mục nhà cung cấp vận chuyển tập trung với đầy đủ thông tin liên hệ, năng lực khai thác, loại phương tiện và lịch sử hợp tác.

Hệ thống hỗ trợ cấu hình bảng giá thuê xe theo từng loại xe, tải trọng, khu vực hoặc tuyến vận chuyển. Khi phát sinh nhu cầu thuê ngoài, bộ phận điều phối có thể nhanh chóng so sánh chi phí giữa các đối tác để lựa chọn phương án phù hợp với yêu cầu vận hành và ngân sách.

Theo dõi hiệu suất khai thác đội xe

Bên cạnh việc quản lý chuyến xe, doanh nghiệp cần hiểu rõ mức độ khai thác thực tế của từng phương tiện để nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản.

SpaceLog cung cấp các chỉ số đánh giá như:

• Số lượng chuyến xe thực hiện.
• Tổng thời gian hoạt động.
• Tỷ lệ sử dụng phương tiện.
• Tỷ lệ xe nhàn rỗi.
• Hiệu suất khai thác theo đầu xe.
• Tỷ lệ đầy tải và tỷ lệ trống tải.

Các dữ liệu này giúp nhà quản lý nhận diện những phương tiện hoạt động chưa hiệu quả, từ đó điều chỉnh kế hoạch điều phối hoặc cơ cấu đội xe phù hợp hơn với nhu cầu kinh doanh.

Phân tích doanh thu, chi phí và lợi nhuận theo từng chuyến xe

Nhiều doanh nghiệp chỉ theo dõi doanh thu tổng thể mà chưa đánh giá được hiệu quả của từng chuyến vận chuyển hoặc từng đầu xe.

SpaceLog cho phép ghi nhận doanh thu tương ứng với từng chuyến xe, đồng thời tự động tập hợp toàn bộ chi phí liên quan để xác định giá thành thực tế.

Dựa trên dữ liệu này, hệ thống hỗ trợ phân tích:

• Lợi nhuận theo chuyến xe.
• Lợi nhuận theo đầu xe.
• Lợi nhuận theo tuyến vận chuyển.
• Hiệu quả khai thác theo khách hàng.
• So sánh doanh thu và chi phí theo từng kỳ hoạt động.

Nhờ đó ban lãnh đạo có cơ sở rõ ràng để đưa ra quyết định về giá cước, đầu tư phương tiện, lựa chọn đối tác vận chuyển và xây dựng chiến lược phát triển đội xe bền vững.

Quản lý chuyến xe không chỉ là điều phối phương tiện và tài xế. Đó là quá trình kiểm soát toàn bộ nguồn lực, chi phí và hiệu quả kinh doanh của hoạt động vận tải. Với SpaceLog, doanh nghiệp có thể theo dõi mọi chuyến xe trên một nền tảng thống nhất, từ kế hoạch khai thác đến kết quả tài chính cuối cùng của từng chuyến vận chuyển.